Regelmäßige Inspektionen, Emissionskontrollen oder Reifenwechsel: Es gibt so viele Dinge, an die Sie als Spediteur denken müssen. Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es einen Weg gibt, den Berg an vorgeschriebenem Papierkram zu vereinfachen? Erinnern Sie sich mit uns an die Zeit, als das Geschäft noch Spaß machte.
Es ist noch gar nicht so lange her, da wurden Haftnotizen für jedes Büro in großen Massen gekauft. Es wurde allgemein empfohlen, dass man, wenn man einen schnellen Gedanken hatte, jeden Einfall sofort auf den berüchtigten bunten Papierquadraten notieren sollte. Sobald man die Aufgabe gelöst hatte, konnte das Papier in den Mülleimer wandern. Wenn Sie alle schriftlichen Aufgaben gelöst hatten, war Ihr Schreibtisch wieder aufgeräumt und Sie konnten für eine Weile Ihren Seelenfrieden genießen.
Ein tolles Szenario, nicht wahr? Die „Papiermethode“ mag funktionieren, wenn Ihr Ehepartner Ihnen Aufgaben zuweist, die rund um das Haus erledigt werden müssen, aber nicht, wenn Sie der Manager eines Speditionsunternehmens mit einer großen Flotte und Dutzenden von Mitarbeitern sind.
Vielleicht sind Sie zu einer moderneren Methode übergegangen und bewältigen Ihr Multitasking mit einem Tabellenkalkulationsprogramm am Computer. Dank praktischer Formeln können wir den Bedarf an Taschenrechnern minimieren. Zudem ist die Tatsache, dass eine Excel-Zelle im Gegensatz zur Haftnotiz nicht versehentlich von einem Kollegen oder der Putzkolonne in den Papierkorb geworfen werden kann, ein großer Vorteil. Das soll nicht heißen, dass es schwierig ist, Computerdaten aus Versehen zu löschen.
Im Gegenteil, gerade das Löschen einer ganzen Datei oder der mögliche Datenverlust aufgrund technischer Probleme ist eine der größten Ängste von Unternehmensleitern. Ja, wir wissen, dass wir mindestens einmal pro Woche eine Sicherungskopie aller unserer Computerdaten erstellen sollten. Aber kennen Sie wirklich jemanden, der das tut? Wir auch nicht.
Verwenden Sie eine der oben genannten Methoden für das Aufgabenmanagement? Oder haben Sie Ihre eigenen Lösungen? Unabhängig davon, ob Sie Ihr Multitasking mit viel Papierkram bewältigen, einen Computer benutzen oder persönliche Assistenten bezahlen, glauben wir, dass Sie neben Ihren vielen beruflichen Aufgaben noch genügend Zeit für Ihr Privatleben haben.
Falls nicht, lesen Sie diesen Artikel bis zum Ende.
Ein effizientes Fuhrparkmanagement ist nicht nur der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens, sondern auch zur Freude bei Ihrer Arbeit. In den folgenden Abschnitten werden wir uns auf zwei zentrale Elemente in Zusammenhang mit dem Management eines Speditionsunternehmens konzentrieren.
Jede Unternehmensgründung ist ein Risiko. Das mag stimmen, aber wenn Sie einen Fuhrpark betreiben und mehrere Mitarbeiter beschäftigen – egal, ob es sich um Fahrer, Disponenten oder Verwaltungspersonal handelt – kann Sie jeder Fehler teuer zu stehen kommen. Schließlich wissen Sie, dass Sicherheit immer an erster Stelle stehen muss. Die Sicherheit in der Branche hat viele Gesichter: kompromisslose Einhaltung der Vorschriften, regelmäßige Fahrzeuginspektionen, Versicherungszahlungen, Gesundheitschecks der Mitarbeiter, Einhaltung der Steuervorschriften und die Erneuerung der Fahrerlaubnis. Es gibt wohl kaum einen Sektor, der mit so vielen Risiken verbunden ist wie der Transportsektor. Aber das alles wissen Sie bereits.
Die oben genannten Risiken könnten viel leichter bewältigt werden, wenn der Spediteur unbegrenzt Zeit hätte, um seinen Beruf auszuüben. Da Sie aber auch nur ein Mensch sind, wissen Sie, dass sich Risiken nicht vermeiden lassen. Sie können jedoch minimiert werden. Eine effektive Zeiteinteilung, die Einhaltung von Fristen, die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben und die richtige Festlegung von Prioritäten sind die idealen Waffen im Kampf gegen die Zeit.
Zu viel Theorie? Sie haben Recht! Wir zeigen Ihnen, wie Sie jetzt mit einem einfachen Tool von Eurowag die Risiken minimieren und Ihre Zeit besser organisieren können.
Bei Eurowag sind wir stets bemüht, nicht nur zuzuhören, sondern auch mit konkreten Maßnahmen auf die Wünsche unserer Kunden zu reagieren. So haben wir eine Lösung entwickelt, die eine Antwort auf alle oben genannten Probleme gibt.
Die Rede ist vom Zusatzmodul „Wartung“, das Teil unseres Fleet Management ist. Es handelt sich um eine übersichtliche Tabelle, die Ihnen einen guten Überblick über alle mit dem Transportgeschäft verbundenen Aufgaben an einem zentralen Punkt bietet. Mit dem Wartungsmodul können Sie nicht nur Aufgaben für Ihre Fahrzeuge und Anhänger, sondern auch für Ihre Fahrer und Ihr eigenes Unternehmen erstellen. Der intuitive Prozess der Erstellung dieser Aufgaben und der anschließenden Bearbeitung stellt sicher, dass Sie die vorgeschriebenen Inspektionen, Serviceeinsätze oder die Erfüllung von Verpflichtungen, die in Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitern und der Führung Ihres Unternehmens stehen, effizient planen können.
Mit dem Zusatzmodul werden Sie nicht von unnötigen Strafen überrascht, denn Sie erstellen Aufgaben mit einem bestimmten Erledigungsdatum, und das System informiert Sie per E-Mail oder durch einen in EW Telematics generierten Alarm über die bevorstehende Frist. Wir sind uns bewusst, dass einige Wartungsaufgaben in Bezug auf die Abnutzung des Fahrzeugs und nicht mit einem bestimmten Datum verbunden sein sollten. Mit dem Wartungsmodul ist auch dies kein Problem mehr. Sie stellen das System so ein, dass es Sie beispielsweise über einen Ölwechsel informiert, wenn der Lkw mehr als 10.000 Kilometer zurückgelegt hat.
Wenn Ihr Fuhrpark ähnliche Aufgaben für mehrere Fahrzeuge erfordert, müssen Sie diese nicht jedes Mal auflisten. Wenn Sie Aufgaben mit einem einzigen Klick duplizieren, sparen Sie viel Zeit für wichtigere Aufgaben. Wenn es sich um regelmäßige Aufgaben handelt, beispielsweise Steuerangelegenheiten, die jedes Jahr erledigt werden müssen, erstellen Sie einfach eine Aufgabe und legen Sie sie als wiederholend fest. Das System erledigt den Rest für Sie.
Alle Aufgaben werden in einer übersichtlichen Tabelle entweder als aktiv, bald fällig oder überfällig markiert. Sie können diese Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum filtern. Wenn Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden, sind sie deutlich sichtbar, und die Fuhrparkmanager erhalten zudem Erinnerungen. Die Tabelle informiert Sie auch darüber, wer die Aufgabe erledigt hat und ob sie fristgerecht erledigt wurde.
Transparenz zeigt sich hier nicht nur in einer übersichtlichen Tabelle, sondern auch im Umgang mit den Kosten. Sie können Prognoseberichte über geplante Wartungsarbeiten und deren voraussichtliche Kosten erstellen. Kurzum: Das Zusatzmodul „Wartung“ enthält alles, was sich ein modernes Transportunternehmen wünschen kann, um Multitasking im Betrieb so einfach wie möglich zu machen. Seien Sie versichert, dass Sie sich nicht einmal mehr an die Papiere und PC-Tabellen erinnern werden!
Wartungsmodul im Überblick:
Wenn Sie bereits einer unserer zufriedenen EW Telematics Nutzer sind, können Sie das Modul „Wartung“ jetzt ausprobieren. Sie finden es direkt in Ihrem System unter der Registerkarte „Statistik“.
Vielleicht sind Sie sich aber auch unsicher, welche Telematiklösung für Sie die Beste ist. Wenn das Multitasking, die Verwaltung von Papierkram oder die Einhaltung von Wartungsplänen zu Ihren größten Herausforderungen bei der Führung Ihres Unternehmens gehören, dann ist Fleet Management vielleicht genau das Richtige für Sie. Zögern Sie nicht und beginnen Sie noch heute, Ihre Zeit besser zu organisieren!
